Recentemente, recebi um convite da minha empresa para
participar numa formação online sobre emails. Especificamente, etiqueta ao
enviar emails. Achei que era uma coincidência engraçada, visto que 80% do meu
trabalho é mandar emails.
Aprendi
algumas coisas interessantes, apesar de não haver grandes novidades. Por exemplo,
ter bem definido para quem se deve enviar o email. Parece óbvio, mas quase toda
a gente já fez o clássico “responder para todos” com uma pergunta simples e ter
respostas de gente que não faz ideia do que se está a falar. No entanto, o
exemplo dado no curso foi enviar um email para o departamento tecnológico a
perguntar se as vendas foram feitas. Diria que isto já é um bocadinho esticar a
corda do “ups, não era para ti”. Junta o erro ocasional com adivinhação de quem
deve fazer o quê, como se quando se escreve um email, se pensa “vou mandar ao
Vítor, ele deve saber”. Talvez se esteja a generalizar esta ideia.
Outro
assunto engraçado foi a diferença entre “para”, “cc” e “cco”. O “cco” é fácil
de entender, mas a pessoa “escondida” depois não recebe a resposta, o que
implica ter que encaminhar a resposta, e isso não é amigo do famoso time
management. Já o “para” e o “cc”, são a mesma coisa, com roupagem diferente. Os
emails vão na mesma para as pessoas certas e todas sabem quem recebeu, mas quem
estiver em “cc”, já sabe que não precisa de se preocupar. O “cc” tem também a
vantagem de poder ter lá o nosso chefe, sempre dá um pouco mais de força ao
email. Ou pior, o chefe da pessoa a quem estamos a mandar o email.
O meu
assunto preferido foi, de longe, responder a feedback. É do mais absurdo e
hilariante que se pode imaginar, e este foi o exemplo dado: Depois de ter feito
uma apresentação, recebeu um email do colega Vítor a apontar algumas falhas na
sua comunicação e como podia ter aproveitado os slides para passar melhor a
mensagem. Qual acha que será a reacção correcta?
a) não
responder;
b)
insultar o Vítor;
c)
agradecer o feedback, e perguntar por exemplos concretos que lhe pareçam mais
urgentes, sugerindo a possibilidade de se reunirem para ver em pessoa.
Nem é
preciso ler as opções para saber que a resposta mais longa é a certa. Tantos
anos a estudar tinham de servir para alguma coisa. Mas as outras opções são
fantásticas. Já tive vontade de ignorar emails, mas nunca pensei que fosse uma hipótese válida. Até porque depois abrimos a porta do escritório e a pessoa
está mesmo ali, ou então o chefe passa e lembra-nos que falta responder à tal
pessoa. O insulto é ainda melhor. A resposta apropriada para “tenta falar mais
devagar e respirar entre frases” é “o que é que tu queres, meu palhaço?”. Com
certeza que já todos nos cruzámos com colegas mais chatos, mas partir para o
insulto é um salto um bocadinho grande.
Até porque ainda vai em “responder
para todos”, e é uma chatice gigante.